Ottimizza la gestione dei contenuti che circolano in Azienda (e risparmia)

I contenuti digitali di un'Azienda

Esistono diversi tipi di dati che le Aziende possono avere bisogno di gestire, a seconda della loro specifica attività e del loro settore. Questi contenuti oggi sono sempre più in forma digitale, per favorire lo scambio di informazioni tra i reparti e la gestione attraverso strumenti dedicati.

• Dati dei clienti. Informazioni sui singoli clienti, come dettagli di contatto, dati demografici, preferenze e storia degli acquisti.
• Dati sui prodotti. Informazioni sui prodotti o sui servizi offerti dall'Azienda, come descrizioni, prezzi, disponibilità, dati sulle prestazioni, ma anche immagini, foto e video.
• Dati sulle vendite. Dati sulle transazioni di vendita, come i prodotti o i servizi venduti, i clienti coinvolti e i prezzi pagati.
• Dati di marketing. Dati sulle campagne e sulle attività di marketing, come le prestazioni dei diversi canali di marketing, l'efficacia delle diverse campagne e i risultati dei test A/B.
• Dati finanziari. Dati sulle prestazioni finanziarie di un'Azienda, come entrate, spese, profitti e perdite.
• Dati operativi. Dati sulle operazioni quotidiane di un'Azienda, come i dati di produzione, i livelli di inventario e i dati della catena di approvvigionamento.

Perché gestire i dati è complesso

La gestione dei dati relativi ai clienti, ai prodotti e all'Azienda può essere complessa per diversi motivi.

• Volume dei dati. La quantità di dati che le Aziende devono gestire può essere enorme, soprattutto se hanno un'ampia base di clienti e una vasta gamma di prodotti o servizi. Questo può rendere difficile tenere traccia di tutti i dati e garantire che siano sempre accurati e aggiornati.
• Varietà di dati. I dati sui clienti, sui prodotti e sull'Azienda possono essere disponibili in molti formati diversi, come testo, numeri, immagini e audio. La gestione dei dati in questi diversi formati può essere impegnativa, in quanto può richiedere strumenti e processi diversi per gestire ciascun tipo.
• Sicurezza dei dati. La gestione dei dati relativi ai clienti, ai prodotti e all'Azienda comporta anche la garanzia che i dati siano sicuri e protetti da accessi non autorizzati o da violazioni. Questo può essere complesso, in quanto richiede l'implementazione di misure di sicurezza come la crittografia e i controlli di accesso, e il monitoraggio di potenziali minacce.
• Analisi dei dati. Un'altra sfida nella gestione dei dati relativi ai clienti, ai prodotti e all'Azienda consiste nel dare un senso ai dati e utilizzarli per prendere decisioni aziendali. Ciò può richiedere competenze e strumenti avanzati di analisi dei dati e può richiedere tempo e complessità.

In sintesi, la gestione dei dati sui clienti, sui prodotti e sull'Azienda richiede una serie di strumenti e processi per gestire il volume, la varietà, la sicurezza e l'analisi dei dati stessi.

Implementando i giusti sistemi e processi, le Aziende possono gestire e utilizzare efficacemente i propri dati per prendere decisioni strategiche, ottimizzare i processi e migliorare le relazioni con i clienti.

Quali software aiutano a gestire i dati

Il DAM (digital asset management) e il PIM (product information management) sono tipi di software utilizzati per gestire rispettivamente i dati relativi agli asset digitali e alle informazioni sui prodotti.

Il software DAM viene utilizzato per gestire e organizzare le risorse digitali, come immagini, video, file audio e documenti. Questi sistemi includono in genere funzionalità quali il controllo delle versioni, la gestione dei metadati e il controllo degli accessi e dei permessi di visualizzazione, modifica e possono essere utilizzati per archiviare, organizzare e condividere le risorse digitali all'interno di un'organizzazione.

I sistemi DAM sono spesso utilizzati dai team di marketing e creativi per gestire grandi volumi di risorse digitali e per garantire che le versioni corrette siano utilizzate nei punti di contatto con clienti e altre figure coinvolte.

I software PIM sono utilizzati per gestire specificamente le informazioni sui prodotti, come le descrizioni dei prodotti stessi, i prezzi, la disponibilità e le specifiche tecniche.

Questi sistemi includono tipicamente funzioni quali la gestione dei dati di prodotto, l'arricchimento delle informazioni e la distribuzione simultanea dei dati e possono essere utilizzati per centralizzare e standardizzare le informazioni sui prodotti in tutta l'organizzazione.

I sistemi PIM sono spesso utilizzati dalle aziende di e-commerce e dai rivenditori per gestire grandi volumi di informazioni sui prodotti e per garantire che le informazioni sui prodotti siano coerenti e accurate su diversi canali e piattaforme.

Perché DAM e PIM sono utili alle Aziende

Sia i sistemi DAM che quelli PIM possono essere strumenti utili per la gestione dei dati relativi agli asset digitali e alle informazioni sui prodotti, in quanto forniscono archivi centralizzati per i dati e offrono una serie di funzionalità e strumenti per la gestione e l'organizzazione delle informazioni.

Utilizzando questi sistemi, le Aziende possono migliorare l'efficienza e l'accuratezza dei processi di gestione dei dati e servire meglio i propri clienti e stakeholder.

Come funziona un DAM

Il software DAM (digital asset management) viene utilizzato per gestire e organizzare le risorse digitali, come immagini, video, file audio e documenti.

Questi sistemi includono in genere un repository centrale per l'archiviazione e l'organizzazione delle risorse digitali, oltre a una serie di funzioni e strumenti per la gestione e l'accesso alle risorse.

Ecco una panoramica del funzionamento di un sistema DAM.

1. Le risorse digitali vengono caricate nel sistema DAM. Le risorse digitali sono in genere caricate nel sistema DAM da utenti autorizzati, come i responsabili marketing o i membri del team creativo. Le risorse possono essere caricate direttamente nel sistema o importate da altri sistemi o dispositivi.
2. Le risorse digitali vengono organizzate e contrassegnate. Una volta caricati nel sistema DAM, gli asset sono generalmente organizzati in cartelle e sottocartelle e possono essere etichettati con metadati quali parole chiave, categorie e informazioni descrittive. Questo aiuta gli utenti a trovare e ad accedere più facilmente agli asset che stanno cercando.
3. Gli asset digitali sono accessibili e condivisi. Gli utenti possono accedere e visualizzare gli asset digitali nel sistema DAM attraverso un'interfaccia basata sul web o attraverso l'integrazione con altri strumenti e sistemi. Gli utenti possono anche condividere gli asset con altre persone all'interno dell'organizzazione o con stakeholder esterni, a seconda delle necessità.
4. Le risorse digitali sono gestite e tracciate. Il sistema DAM può includere funzioni per la gestione e il monitoraggio dell'uso degli asset digitali, come il controllo delle versioni, il controllo degli accessi e il monitoraggio dell'utilizzo. Questo aiuta a garantire che vengano utilizzate le versioni corrette degli asset e che l'accesso agli asset sia limitato agli utenti autorizzati.

Come funziona un PIM

I software PIM (Product Information Management) sono utilizzati per gestire le informazioni sui prodotti, come descrizioni, prezzi, disponibilità e specifiche tecniche. Questi sistemi includono in genere un repository centrale per l'archiviazione e l'organizzazione delle informazioni sui prodotti, oltre a una serie di funzionalità e strumenti per la gestione e l'accesso alle informazioni.

Ecco una visione d'insieme del funzionamento di un sistema PIM:

1. Le informazioni sui prodotti vengono inserite nel sistema PIM. Le informazioni sui prodotti vengono tipicamente inserite nel sistema PIM da utenti autorizzati, come i product manager o i team di ecommerce. Le informazioni possono essere inserite manualmente o importate da altri sistemi o fonti.
2. Le informazioni sui prodotti vengono organizzate e arricchite. Una volta inserite nel sistema PIM, le informazioni sui prodotti sono generalmente organizzate in categorie e sottocategorie e possono essere arricchite con informazioni aggiuntive come immagini, video e recensioni dei clienti. 
3. Le informazioni sui prodotti sono accessibili e condivise. Gli utenti possono accedere e visualizzare le informazioni sui prodotti nel sistema PIM attraverso un'interfaccia web o grazie all'integrazione con altri strumenti e sistemi. Gli utenti possono anche condividere le informazioni con altre persone all'interno dell'organizzazione o con stakeholder esterni, a seconda delle necessità.
4. Le informazioni sui prodotti sono gestite e tracciate. Il sistema PIM può includere funzioni per la gestione e il monitoraggio dell'uso delle informazioni sul prodotto, come la convalida dei dati, l'arricchimento dei dati e la distribuzione simultanea dei dati. 

Quando conviene adottare DAM e PIM

I sistemi DAM e PIM sono utili per le Aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori, risultando particolarmente vantaggiosi per le organizzazioni che hanno grandi volumi di asset digitali o di informazioni sui prodotti da gestire.

Quando è conveniente adottare un sistema DAM.

• Se la tua Azienda genera o utilizza un gran numero di risorse digitali, come immagini, video, file audio o documenti, un sistema DAM ti aiuta a organizzare e gestire queste risorse in modo più efficiente.
• Se hai un team distribuito o lavori con partner esterni, un sistema DAM ti permette di condividere e collaborare sulle risorse digitali in modo più efficace.
• Se hai bisogno di tracciare l'uso e le prestazioni delle tue risorse digitali, con un sistema DAM puoi monitorare e analizzare il loro utilizzo.

Quando è conveniente adottare un sistema PIM.

• Se la tua Azienda ha un ampio catalogo di prodotti o una gerarchia di prodotti complessa, un sistema PIM ti aiuta a gestire e organizzare le informazioni sui prodotti in modo più efficiente.
• Se vendi i tuoi prodotti attraverso più canali o in diverse lingue, un sistema PIM ti garantisce che le informazioni sui prodotti siano coerenti e accurate tra le diverse piattaforme.
• Se hai bisogno di monitorare le prestazioni dei tuoi prodotti, un sistema PIM ti permette di monitorare e analizzare i dati dei prodotti e a identificare tendenze e modelli.

Chi usa sistemi DAM e PIM in Azienda

I software DAM (digital asset management) e PIM (product information management) sono tipicamente utilizzati da una serie di individui e team all'interno di un'Azienda.

Reparti aziendali che possono utilizzare il software DAM.

• Team di marketing e creativi. I team di marketing e creativi sono responsabili della generazione e dell'utilizzo di risorse digitali, come immagini, video e file audio, e usano il software DAM per gestire e accedere a tali risorse.
• Team di vendita e assistenza clienti. I team di vendita e assistenza clienti possono utilizzare il software DAM per accedere a risorse digitali come immagini e video dei prodotti o per condividere materiali di presentazione con i clienti.
• Direzione aziendale. I team di gestione esecutiva possono utilizzare il software DAM per monitorare e analizzare le prestazioni delle risorse digitali e per identificare cosa modificare in meglio.

Reparti aziendali che possono utilizzare il software PIM.

• Team di gestione del prodotto. I team di gestione dei prodotti sono responsabili della gestione delle informazioni sui prodotti, come descrizioni, prezzi e specifiche tecniche, e usano il software PIM per centralizzare e standardizzare queste informazioni.
• Team di ecommerce. I team di ecommerce tendono a utilizzare il software PIM per gestire le informazioni sui prodotti per le piattaforme di vendita online e per garantire che le informazioni siano accurate e coerenti tra i diversi canali e piattaforme.
• Team di assistenza clienti. I team del servizio clienti possono utilizzare il software PIM per accedere alle informazioni sui prodotti al fine di rispondere alle richieste dei clienti e risolvere i problemi.

DAM, PIM o tutti e due

È possibile integrare i software PIM e DAM in un'unica suite, poiché entrambi i tipi di sistemi vengono utilizzati per gestire i dati e possono condividere caratteristiche e funzionalità simili.

I software PIM e DAM possono essere integrati in vari modi, ad esempio, un sistema PIM può includere un modulo DAM che consente agli utenti di gestire e accedere alle risorse digitali, come immagini e video, insieme alle informazioni sui prodotti. In alternativa, un sistema DAM può includere un modulo PIM che consente agli utenti di gestire e accedere alle informazioni sui prodotti, insieme alle risorse digitali.

Esistono anche alcuni fornitori che offrono sistemi "ibridi" che combinano le funzionalità PIM e DAM in un'unica piattaforma. Questi sistemi possono includere funzionalità quali la gestione dei dati di prodotto, l'arricchimento dei dati e la distribuzione dei dati, il controllo delle versioni, la gestione dei metadati e i permessi.

Nel complesso, la convergenza dei software PIM e DAM può offrire molti vantaggi alle Aziende, come una maggiore efficienza e accuratezza nella gestione dei dati e una migliore integrazione e collaborazione tra diversi team e sistemi. 

Chi offre software DAM e PIM

Esistono molte aziende che forniscono software DAM (digital asset management) e PIM (product information management), e l'opzione migliore per una determinata Azienda dipenderà dalle sue esigenze e dai suoi obiettivi specifici.

Alcuni dei principali fornitori di software DAM e PIM sono Adobe, Pimcore, OpenText. Oltre al software stesso, molti fornitori di DAM e PIM offrono anche servizi di assistenza e consulenza per aiutare le aziende nell'implementazione e nella gestione dei loro sistemi. Questi servizi possono includere la formazione, l'integrazione con altri sistemi e il supporto e la manutenzione continui.

Come scegliere un sistema DAM o PIM

L'adozione di un software DAM (digital asset management) o PIM (product information management) comporta una serie di fasi, tra cui la definizione di obiettivi e finalità, la valutazione delle opzioni, la pianificazione dell'implementazione, il collaudo e l'avvio del sistema, il monitoraggio e l'ottimizzazione delle prestazioni.

• Definire obiettivi e finalità. Prima di scegliere e implementare un software DAM o PIM, è importante definire le finalità e gli obiettivi del sistema. Questo ti aiuterà a identificare le caratteristiche e le funzionalità più importanti per la tua Azienda e a scegliere un sistema che soddisfi le tue esigenze specifiche, comparando le offerte e ottenendo anche prezzi migliori dal confronto.
• Valutare le opzioni. Una volta definiti i tuoi obiettivi, puoi iniziare a valutare le diverse opzioni di software DAM o PIM. Ciò può comportare la considerazione di fattori quali la reputazione e l'esperienza del fornitore, le caratteristiche e le capacità del sistema, la sua scalabilità e flessibilità e la sua integrazione con altri sistemi e strumenti.
• Pianificare l'implementazione. Una volta scelto un sistema DAM o PIM, dovrai pianificare l'implementazione. Ciò può comportare l'identificazione delle risorse e del personale necessari per l'implementazione, la mappatura dei processi e dei flussi di lavoro che saranno influenzati dal sistema e la definizione di eventuali personalizzazioni o integrazioni necessarie.
• Testare e implementare il sistema. Prima di implementare completamente il sistema DAM o PIM, è importante testare il sistema per assicurarsi che soddisfi i requisiti e funzioni come previsto. Ciò può comportare una beta o un pilota del sistema con un piccolo gruppo di utenti o l'esecuzione di una fase di test in un ambiente di produzione.
• Monitorare e ottimizzare il sistema. Dopo che il sistema DAM o PIM è stato completamente implementato, è importante monitorarne le prestazioni e l'utilizzo e ottimizzarlo se necessario. Ciò può comportare l'analisi dei dati di utilizzo, l'individuazione di aree di miglioramento e l'introduzione di modifiche al sistema o ai processi per migliorarne l'efficacia.

Consigli per adottare DAM e PIM in Azienda

DAM e PIM rispondono a esigenze sempre più pressanti nelle Aziende perché ottimizzano la gestione di contenuti digitali e informazioni di prodotto che l'Azienda deve essere in grado di condividere internamente, tra diversi reparti, o proiettare all'esterno, ad esempio sull'ecommerce o ai punti vendita, in modo rapido e coordinato.

Per quanto possa sembrare un problema banale, la ricerca degli asset corretti per creare un catalogo o un packaging, la diffusione delle informazioni di prodotto aggiornate a tutta la rete vendita, la modifica in contemporanea delle immagini di prodotto in tutti i punti di contatto con i clienti sono operazioni che, se gestite manualmente, richiedono tempo e comportano margini di errore che un software può sensibilmente ridurre se non annullare.

Il tutto si traduce in un ulteriore fattore di reattività e velocità che l'Azienda può facilmente capitalizzare per ottimizzare i suoi risultati operativi ed economici dovuti al risparmio di tempo e energie che si può sfruttare per andare sul mercato più rapidamente e in modo più efficace rispetto ai competitor.

Per questo è importante poter comparare le soluzioni dei diversi fornitori, in modo da identificare quella più adatta e ottenere prezzi migliori facendo confrontare tra loro le proposte ricevute.